ABSTRACT
INTRODUCCIÓN: el Centro de Estudios, Documentación e Información de Medicamentos se ha propuesto el desarrollo e implementación de un sistema de gestión de la calidad total, que le permita la evaluación y certificación de la calidad de sus servicios. Se hace entonces imperativo para esta organización el diagnóstico de su desempeño, identificar fortalezas y debilidades, así como implementar acciones en aquellos procesos susceptibles a mejoras. OBJETIVO: evaluar los procesos de organización, representación y almacenamiento de la información en el Centro de Estudio, Documentación e Información de Medicamentos (CEDIMED). MÉTODOS: se analizó la variable organización, representación y almacenamiento de la información, incluida en el Modelo Integral para Auditar Organizaciones de Información en Cuba; para lo cual se evaluó el comportamiento de ocho indicadores. RESULTADOS: dos indicadores fueron evaluados de excelente, uno de regular y cinco recibieron evaluación de mal. Estos últimos fueron: normalización de la descripción bibliográfica, sistemas de lenguajes para la descripción de contenidos, tiempo para el procesamiento de los documentos, utilización de software para la ejecución de los procesos técnicos y representación de la información a través de catálogos. En general, la variable estudiada fue evaluada de mal. CONCLUCIONES: la falta de capacitación de los recursos humanos de la organización en las actividades propias de la representación y organización de la información, resulta ser el factor determinante en los resultados alcanzados por el CEDIMED en esta variable(AU)
INTRODUCTION: the Center for Study, Documentation and Information of Drugs has set out to develop and implement an overall quality management system that allows the evaluation and certification of the quality of its services. It was then imperative for this organization to make a diagnosis of its performance, to identify strengths and weaknesses and to carry out actions in those processes that may be upgraded. OBJECTIVE: to evaluate the processes of information organization, representation and storage in the Center of Study, Documentation and Information of Drugs (CEDIMED). METHODS: the variable called information organization, representation and storage included in the Integrated Model for Auditing Information Organizations in Cuba was analyzed on the basis of the behavior of eight indicators. RESULTS: two indicators were rated as excellent, one as regular and five as unsatisfactory. The latter were standardization of bibliographic description, language systems for content descriptions, time elapsed for document processing, use of software for technical processes and representation of information through the catalogues. The general evaluation of this variable was unsatisfactory. CONCLUSIONS: the lack of training of human resources in the center in terms of information representation and organization activities was the key factor for the results achieved in this specific variable by CEDIMED(AU)
Subject(s)
Humans , Information Storage and Retrieval , Information Science , Management Audit , CubaABSTRACT
OBJETIVO: evaluar los recursos de información disponibles en el Centro de Estudio, Documentación e Información de Medicamentos (CEDIMED). MÉTODOS: se identificaron aquellas fuentes, servicios y sistemas que pudieran llegar a alcanzar la categoría de entidad o recurso de información dentro del CEDIMED, empleando la metodología INFOMAP. Se recolectaron datos sobre el costo de los recursos identificados y se desarrolló un ordenamiento de estos según su característica. Se determinó el índice de valor para cada ERIs y se elaboraron las matrices de usuario, gerente y suministradores, lo que posibilitó conocer el rol de cada miembro de la organización con respecto a los recursos de información. Se analizó la variable fondos de información, en la que se estudiaron un total de 15 indicadores. RESULTADOS: se identificaron 47 entidades o recursos de información disponibles en el centro; de estas 36 internas y 11 externas. Los fondos documentales con los que cuenta el CEDIMED no presentaron un alto grado de actualización; sin embargo, las temáticas contenidas en estos, resultaron altamente pertinentes a las funciones de este tipo de organización. Alrededor de la mitad de los indicadores analizados fue evaluado de excelente; sin embargo, la variable fondos de información fue regular. CONCLUSIONES: todo centro o servicio de información sobre medicamentos debe contar con recursos de información de calidad y fácil acceso por los usuarios; así como establecer una política para el desarrollo de los fondos y la realización de estudios sobre el uso de las diversas colecciones disponibles en la institución(AU)
OBJECTIVE: to evaluate the information resources available at the Center of Study, Documentation and Information on Drugs (CEDIMED). METHODS: identification of those sources, services and systems that might attain the category of entity or of information resource within CEDIMED by using the INFOMAD methodology. Data on the cost of identified resources were collected and ordered according to their characteristics. The value index was determined for each ERI and the user, manager and supplier matrices were prepared, all of which made it possible to know the role of each member of the organization in relation to the information resources. The variable called information stocks was analyzed including the study of 15 indicators. RESULTS: forty seven information entities or resources were available at the center, 36 domestic and 11 external. The documentary stocks of CEDIMED were not highly updated; however, their topics were highly relevant for the functions of this type of organization. The evaluation of almost half of the analyzed indicators was excellent but the variable information stocks were rated as regular. CONCLUSIONS: every information center or service on drugs should have quality easy-to-access resources for users and should also set a policy aimed at developing the stocks and at carrying out studies on the use of the various collections located in the institution(AU)